矢口税理士事務所

過去に作ったチェックリストを忘れない工夫

ミスを減らしたいと思ってチェックリストを作っている方は多いでしょう。

実は私はチェックリストを見るのを忘れて間違えたことがあります。

せっかく作っているのにダメだなあと、自分へのダメ出しをしたことがあります。

作ったチェックリストをチェックする、という変な(?)工夫が必要なことを発見しました。

チェックリストを作ることが目的になっていた

そもそもチェックリストって何のために作りますか。

ミスを減らすこと、同じ間違いをしないこと、それが目的になります。

私は、お客様の申告書を作成するという特殊な仕事をしているので、絶対に間違えられません。

人間だれしもミスをするので、ミスを防ぐことを意識的にやらないとミスは永遠に減らないでしょう。

私も大学受験や税理士受験でチェックリストを活用しまくりました。

社会人になってからも、職場の上司や先輩から指摘されたことをメモにして、まとめていました。

そのおかげで、何とか今までそれほど大きな失敗をせずにこれています。

 

ところが、目的が先に来てしまい、何だかチェックリストを作ること自体が先行してしまいました。

作ったのはいいのですが、過去のチェックリストを見るのをたまに忘れています。

これでは、意味がありませんよね。

どうにか工夫して見る習慣を付けないといけません。

いつも見る場所においておく

やはり、チェックリストはいつも目にする場所に置いておく必要があります。

普段、仕事のチェックリストは自前のExcelで作っています。

主に税務で気を付けなければならない項目を列挙しています。

①税目…法人税、所得税、消費税等

②項目…どんな項目か後でわかるように書いています

③内容…ミスをした内容や注意すべきことをまとめて書いています

④日付…書いた時点の日付を入れています

こうすることで、後で見返した時に気づけるようにしています。

 

Excelで管理しているので、いつも見る場所はPCの「デスクトップ」です。

普段、仕事でPCを使うので立ち上げる際には必ず目にすることになります。

まだやり始めたばかりなので、効果のほどはわかりませんが、しばらく試してみます。

iPhoneのメモ機能の活用

意外といけるのが、iPhoneのメモ機能です。

毎日、自分は見てチェックしているので、見ること自体忘れません。

ちょっとメモっておきたいな、というタスクもここにバンバン入れています。

自分への注意事項として、iPhoneには「申告書を作成する前に、必ずチェックリストを見ること!」というメモを入れておきます。

ちなみに、紙に書いておくのもよいのですが、紙自体をなくすリスクがあるため、あまりオススメできないです。

OneNoteはパソコンと同期できる

たしか、iPhoneのメモ機能はパソコンと同期できません。

同期できるなら、どっちかに入れておけばよいのでとても便利ですよね。

ちなみに、私は1年程前から愛用しているのが、「OneNote」です。

これなら、iPhoneとパソコンが同期されるので、メモ機能として活用したい方にはオススメです。

他にも、「Evernote」を活用している方は多いので、こちらも取り入れていきたいと思います。

 

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